Der Beleg- und Finanzfluss

Anforderungen an einen Finanzabgleich aus Sicht des Kunden

Jedes Unternehmen ist verpflichtet über seine Geschäftsaktivitäten Buche zu führen. In der Regel wird eine Doppelte Buchhaltung geführt (Pflicht für GmbH und AG). Im Detailhandel wird der hauptsächliche Umsatz meistens über eine Kasse abgerechnet und in der Buchhaltung verbucht. Juristisch ist der Kassenbeleg gegenüber dem Kunden verbindlich, sowie die Buchhaltung gegenüber der Revisionsstelle verbindlich ist. Daher wird normalerweise im Detailhandel die Kasse mit der Buchhaltung abgestimmt (Kasse zu Bank).

EFT/POS Transaktionen werden auf der Kasse erfasst. Die Auszahlung der Transaktionen erfolgt aber erst nach einer vertraglich vereinbarten Zeit (z.B. 3 Tage) nach Abzug einer Transaktionsgebühr sowie Kommissionen. Der Kunde erhält also für 100 CHF nur 97 CHF (3% Kommission). Ebenfalls erhält der Kunde für alle EFT/POS Terminals einen Sammelbeleg. Der Kunde muss nun sicherstellen, dass auf diesem Sammelbeleg alle Transaktionen welche auf den Terminals ausgeführt wurden ausbezahlt werden und dass die Kommissionierung richtig verrechnet wurde.

Bei einer Terminalpopulation von mehr als 5 Terminals pro Kunde ist dies nur sehr schwierig oder mit extrem hohem Aufwand möglich. Viele Kunden stimmen die Buchhaltung daher nur mit Schwellwerten (Saldo) ab, da der detaillierte Abstimmungsaufwand zu gross ist.

Grafische Darstellung des Finanz- und Belegflusses

Nachfolgendes Schema erläutert den Finanz-und Belegfluss bei EFT/POS-Zahlungen:

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In der oben gezeigten Grafik werden die folgenden Beispielzahlen verwendet:

Das Terminal erzeugt vier Transaktionen im Totalwert von 20 CHF. Der ausbezahlte Betrag beträgt nach Abzug der Kommissionen und Gebühren 19.35 CHF.

Legende:

1. Alle Transaktionen werden periodisch an das PMS übermittelt. Das PMS sammelt diese Transaktionen. Die Transaktionen werden Transaktionsgenau an das PMS übermittelt.
2. Das PMS sendet die Buchungen periodisch an das Acquirer System weiter. Die Transaktionen werden Transaktionsgenau an den Acquirer übermittelt
3. Der Acquirer bereitet täglich alle Zahlungen für die Auszahlung an den Kunden auf. Hierbei produziert der Acquirer die elektronische Vergütungsanzeige (EVR, EGA, EPA, EVG, RAF) und stellt diese dem PMS zu Verfügung. Die elektronische Vergütungsanzeige ist Transaktionsgenau. Sie enthält alle Transaktionen welche von den Terminals produziert wurden mit Bruttobeträgen (analog Terminal). Ebenfalls beinhaltet sind die Kommissionssätze, die Gebühren sowie allfällige Chargebacks.
4. Mit der Produktion der elektronischen Vergütungsanzeige wird der Bank ein Vergütungsauftrag übermittelt. Der Vergütungsauftrag ist in der Regel ein Sammelbeleg über mehrere Transaktionen und Terminals. Die Verdichtung/Gruppierung der Transaktionen erfolgt analog der Acquirer Vertragsstruktur. Die Transaktionen werden als Sammelbeleg übermittelt; Kontenstrukturgenau.
5. Die Bank löst eine Zahlung aus und avisiert den Kunden mittels eines DTA-Files sowie eines Beleges (Gutschriftsbeleg). Diese Bankvergütung enthält den Betrag (Sammelbeleg). Der Buchhalter übernimmt diese Zahl in seine Buchhaltung (Bank).
6. Das PMS stimmt die Transaktionen mit den elektronischen Vergütungsanzeigen ab (Transaktionsgenau) (Abgleich 1), verbucht die Kommissionen, Gebühren und Chargebacks, und stellt diese Informationen der Buchhaltung zur Verfügung. Der Buchhaltungsexport-Client (FIBUSync) bezieht diese Daten verdichtet sie gemäss den Anforderungen der Buchhaltung (z.B. Total pro Karte und Filiale, Total pro Unternehmen, etc.) Die Daten werden danach in buchhaltungskonforme Buchungssätze konvertiert und der Buchhaltung übergeben. Der Abgleich erfolgt nun automatisch auf Buchhaltungskonten-Ebene (Abgleich 2).

Somit kann sichergestellt werden, dass in dem von der Bank überwiesenen Betrag alle Einzelbuchungen (EFT/POS Transaktionen) beinhaltet und abgestimmt sind. Die Buchhaltung kann nun noch einen Quercheck mit der Kasse durchführen. Dies ist jedoch Sache jedes Kunden und fällt nicht in die Verantwortung des EFT/POS Systems.