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Abstimmung von Zahlkarten. Wo genau liegen die Probleme?

Die Abstimmung bargeldloser Zahlungsmittel im Umfeld von großen Retailern ist nicht ganz einfach. Wieso ist das so? Was genau sind die Probleme?

Ein Retailer lebt nach wie vor vom Warenverkauf an seine Kunden. Heutzutage findet der Verkauf im klassischen Geschäft, im Internet, an Automaten, über Händler-Portale und über mobile Kanäle statt. Nicht nur die Verkaufskanäle und die dafür notwendigen Prozesse haben sich erweitert, auch die Bezahlmethoden. Was jedoch bleibt, für alle Verkäufe erhält der Händler eine Gutschrift auf sein Bankkonto. Bei größeren Retailern sind das täglich schnell mal mehrere hunderttausend Euros. Und genau hier beginnt das Problem. Es ist nicht einfach solch grosse Gutschriften mit den einzelnen Verkaufsbelegen abzustimmen. Es entstehen zeitaufwändige Arbeitsschritte, begleitet von manuellen Kontrollen und viel individuellem Know-How. Noch komplexer wird das Zuordnen und Abstimmen, wenn ein Händler mehrere Gutschriften von mehreren Zahlungsdienstleistern (Acquirern/Netzbetreibern) erhält. Damit noch nicht genug, denn für das Distanz- und Präsenzgeschäft, bestehen auch noch unterschiedliche Akzeptanz-Verträge mit unterschiedlichen Konditionen und Zahlungsperioden. Die Komplexität erhöht sich weiter, wenn Händler in mehreren Ländern vertreten sind und mehrere Währungen akzeptieren. Zudem haben viele Länder nach wie vor national beliebte Debitkarten, private Kreditkarten und, neuerdings, immer mehr mobile Bezahlmethoden.

Anforderungen in einem komplexen Umfeld

In einem solch komplexen Umfeld ist die 100%-ige Abstimmung der Zahlkarten, ohne professionellen Lösungsansatz, nicht mehr möglich. Denn es braucht eine Digitalisierung und Automatisierung der gesamten Prozesse. Dazu müssen zuerst Daten-Quellen für die Abstimm-Prozesse identifiziert werden. Danach braucht es eine Analyse der Abstimm-, respektive der Matchingkriterien. Dabei ergeben sich Fragen wie: Welches sind die Referenzen, die es ermöglichen Buchungen automatisch abzustimmen? Wie bildet man die Referenz einer Bank-Gutschrift zu den einzelnen Kartentransaktion? Wie werden Differenzen erkannt, effizient abgeklärt und gegebenenfalls schnell und sicher korrigiert bevor sie in die Buchhaltung übertragen werden? Welche Prozesse und Audit-Maßnahmen müssen geschaffen werden?

Wir haben diese Fragestellungen seit Jahren mit vielen nationalen und internationalen Retailern diskutiert und auch diverse Lösungen realisiert. Nach Jahren der Erfahrung sind wir zum Schluss gekommen, dass ein Zahlungsmittel-Nebenbuch, ähnlich einer Debitoren Buchhaltung, dieses Problem am besten lösen kann. Alle Erfahrungen der letzten Jahre haben wir konsequent in unsere neu entwickelte Reconciliation Hub Enterprise Lösung eingebracht und genau ein solches Nebenbuch entwickelt, welches auf die automatisierte Abstimmung von bargeldlosen Zahlungsmitteln optimiert ist. Wir nennen es daher auch gerne mal die Zahlkarten Buchhaltung.

Die Zahlkarten Buchhaltung ermöglicht es, Referenzen zwischen den einzelnen Transaktionen herzustellen (Umsatzdaten-Kartendaten-Bankgutschriften). Dadurch kann jede einzelne Transaktion automatisch abgestimmt werden. Allfällige Differenzen werden sofort analysiert und können direkt in der Reconciliation Hub Enterprise Lösung korrigiert und kontiert werden. Ist alles abgestimmt und die Bankgutschrift kann zu 100% Transaktionen zugeordnet werden, erfolgt die automatische Verbuchung in die bestehende Buchhaltung.

Bei Fragen zu Ihrem Buchungsprozess rund um Ihre Zahlkarten, bieten wir unsere bewährte Finanzfluss-Analyse an, welche Ihnen die Möglichkeiten einer Digitalisierung Ihrer Buchungsprozesse aufzeigt.

Christian Vetsch

Christian ist Partner bei Abrantix und für die Kundenbetreuung zuständig. Er arbeitet seit 1991 in der Zahlungsverkehrsbranche und verfügt über enorme Kenntnisse und Erfahrungen in der Branche. Mit einem starken nationalen und internationalen Netzwerk legt er grossen Wert auf den direkten Kundenkontakt.

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