Automatisch Ausziffern mit ReconHub

Das automatische Ausziffern von Umsatz, Kartenvergütungen und Bankzahlung ist bei den meisten grossen Retailern ein teilautomatisierter Prozess der ein grosses Fehlerpotential birgt und sehr ressourcenaufwändig ist.

Die Probleme beginnen mit der manuellen oder automatischen Verbuchung des Umsatzes. Aus Erfahrung wird eine automatische Abstimmung oft durch fehlende Daten, unterschiedlicher Kassen-/Terminal-Schnitt usw. erschwert.

Mit dem ReconHub werden die Umsatztransaktionen der Kasse, vor der Verbuchung im Hauptbuch, mit den Vergütungstransaktionen und der Bankauszahlung automatisch abgestimmt. Sobald der Umsatz auf der Bank ausbezahlt wurde und die Transaktion abgestimmt ist, werden die Transaktionen vom ReconHub (Nebenbuch) in die Buchhaltung (Hauptbuch) des Kunden exportiert. Das heisst, Sie haben die volle Transparenz von Umsatz bis Bankauszahlung.

Dabei können die Buchungen, je nach Anforderung, konsolidiert werden. Für das automatische Ausziffern im Hauptbuch ist es wichtig, dass die korrekten Referenzen (Z.B.: Vergütungsnummer, Kassennummer, Geschäfts Datum, Bestellnummer, …) in der konsolidierten Buchung enthalten sind. Mit dem ReconHub ist dies möglich, da für jede abgestimmte Transaktion die Kassen-, Vergütungs- und Bank-Informationen vorhanden sind.

Bei vielen Kunden wird ein Transfer-Konto pro Kartenbrand oder Acquirer verwendet, wo die offenen Forderungen mit dem Geschäfts Datum der Kasse und dem Valuta Datum der Bank entstehen. Diese offenen Forderungen werden mit einem transaktionsgenauen Report aus dem ReconHub ausgewiesen. Das Umsatz- und Bankkonto haben dabei immer einen Saldo von 0.

Die Forderung-Umsatz Buchungen des ReconHub werden wie die Umsatz-Kassen Buchung der Kasse konsolidiert und mit den benötigten Referenzen angereichert. Dasselbe gilt für die Bankkonto-Forderung Buchungen. Diese Buchungen enthalten alles für das automatische Ausziffern in der Buchhaltung.

Bei der Einführung des ReconHub werden zudem die speziellen Fälle des Kunden eruiert und der Prozess für die Bearbeitung definiert. Zum Beispiel wird eine Doppelbelastung, welche auf dem Umsatz nicht vorhanden ist, aber vom Acquirer vergütet wurde, einzeln auf ein Abklärungskonto gebucht. Die Buchung wird im ReconHub korrigiert und mit einem Kommentar, welcher auch in der Buchung mitgegeben werden kann, versehen. Die konsolidierten Buchungen enthalten somit weiterhin die korrekten Zahlen für das automatische Ausziffern. Sobald Sie die Rückvergütung vom Acquirer erhalten, wiederholt sich der Prozess und das Abklärungskonto hat wieder ein Saldo von 0.

Stimmen Sie noch manuell ab oder haben kein automatisiertes Ausziffern? Die ReconHub Lösung hilft Ihnen genau dies zu automatisieren und Sie können sich wieder um wichtige Probleme kümmern anstatt den täglichen Belegterror zu bewältigen.