Buchhaltung und Abgleich mit mehreren Online-Zahlungsanbietern

Was Sie wissen müssen!

Unternehmen tätigen ihre Verkäufe heute über viel mehr Kanäle als früher. Der Hauptgrund dafür ist, dass die Kunden jetzt auch bei neuen Zahlungsanbietern über Guthaben verfügen und nach Unternehmen suchen, bei denen sie auch über diese Kanäle einkaufen können.
Online-Zahlungsanbieter haben sich als Mittel für den Verkauf von Unternehmen zweifellos stärker durchgesetzt. Die Fortschritte in der Technologie und die Sicherheit des Online-Bankings haben zu einer zunehmenden Nutzung von Online-Zahlungen geführt, sowohl für Einkäufe in Geschäften als auch für Online-Einkäufe.
Mit Online-Anbietern wie Paypal, Klarna, Amazon Pay und Giro Pay können Kunden ihre Einkäufe schnell, sicher und einfach erledigen. Die Schweiz, Deutschland, Österreich und Europa im Allgemeinen haben sich dem weltweiten Trend angeschlossen, diese neuen Online-Zahlungsanbieter zu übernehmen.
Da die Gelder aus diesen neuen Quellen fließen, muss Ihr Buchhaltungs- und Abstimmungssystem die genaue Erfassung der Verkäufe über diese neuen und regulären Wege unterstützen

Die Vorteile der Zahlung mit Online-Zahlungsanbietern

Online-Dienstleister haben sich als sichere und einfache Alternative zum regulären Bar- und Kartenkauf entwickelt.
Wenn Nutzer Geld überweisen, wird es vom Online-Dienstleister auf einem virtuellen Konto gespeichert. Dies schützt die Kundendaten, da bei der Verwendung dieser Gelder für den Einkauf keine Bankdaten verknüpft werden. Vielmehr sind die Konten mit der E-Mail-Adresse des Käufers verknüpft. Die virtuelle Einstellung bedeutet, dass die Zahlungsüberweisungen schnell erfolgen und das Geld sofort auf das Konto des Händlers überwiesen wird.
Einige Online-Zahlungsanbieter schützen die Käufer zusätzlich, indem sie strittige Beträge problemlos zurückerstatten.

Die Vorteile für Unternehmen

Ebenso wie der Käufer erhält auch das Unternehmen des Einzelhändlers ein Konto bei dem Online-Zahlungsanbieter, das mit seiner E-Mail-Adresse verknüpft ist. Da es sich um ein virtuelles Konto handelt, werden keine Bankdaten verknüpft oder zur Identifizierung benötigt.
  
Wenn ein Kunde einen Kauf tätigt, wird der Betrag dem virtuellen Konto des Unternehmens bei dem Online-Zahlungsanbieter gutgeschrieben. Aus buchhalterischen Gründen sind die Mittel noch nicht auf das Bankkonto des Unternehmens überwiesen worden, und diese Verzögerung muss berücksichtigt werden. Die Provision für Online-Käufe wird ebenfalls vom Einzelhändler gezahlt.
  
Die Nutzung von Online-Zahlungsanbietern für Verkäufe ist für Unternehmen einfach, da eine Schaltfläche in Ihre Website oder Ihren Online-Shop integriert werden kann.
Der Verkauf für Ihr Unternehmen wird vereinfacht, denn Ihr Unternehmen kann:

 > Global Handeln - der Empfang von Geldern in jeder beliebigen Währung ist mit der Online-Zahlungsabwicklung und der Nutzung virtueller Konten einfach. Die verschiedenen Währungen können separat aufbewahrt werden, bis Sie bereit sind, sie umzurechnen und auf Ihr Bankkonto zu überweisen.

 > Von besseren Umrechnungskursen profitieren - viele Online-Zahlungsanbieter werben mit besseren Umrechnungskursen, als Sie sie bei Ihrer Bank erhalten würden..

 > Gelder schnell und einfach erhalten - da die Gelder zwischen den virtuellen Konten bei demselben Online-Zahlungsanbieter übertragen werden, erfolgt die Überweisung fast sofort.

 > Das Kundenvertrauen fördern - schnelle, einfache Erstattungsregeln für Kunden tragen dazu bei, das Risiko zu verringern, das sie beim Kauf empfinden.

Kosten und Überlegungen

Da die Gelder auf einem virtuellen Konto des Online-Zahlungsanbieters gelagert werden, besteht immer das Risiko, dass der Zugang zu den Geldern aufgrund eines Streitfalls oder sogar ganz plötzlich für eine gewisse Zeit verweigert oder eingefroren wird. Da die Beilegung solcher Streitigkeiten mitunter sehr mühsam sein kann, empfiehlt es sich, den Großteil der Gelder regelmäßig auf Ihr Bankkonto zu überweisen.

Ihr Unternehmen ist auf die Verfügbarkeit und den Support dieser Online-Zahlungsanbieter angewiesen, um etwaige Probleme mit dem Zugang zu den Geldern zu lösen. Es gibt zahlreiche negative Bewertungen in Bezug auf den Support dieser Anbieter.

Auch die Gebühren können bei den verschiedenen Anbietern von Online-Zahlungen unterschiedlich sein. Sie müssen vom Einzelhändler getragen werden und umfassen in der Regel eine Provision plus Gebühr für jede inländische oder internationale Transaktion. Einige Anbieter verlangen deutlich höhere Gebühren, die sich entsprechend auf Ihr Endergebnis auswirken.

Ein Blick auf einige der wichtigsten Online-Zahlungsanbieter:

Paypal

Paypal ist ein etablierter Akteur in der Online-Zahlungsbranche und hat wahrscheinlich den größten globalen Kundenstamm, wodurch es weltweit akzeptiert und beliebt ist. Paypal bietet Privatpersonen und Unternehmen digitale Geldbörsen und Online-Zahlungsoptionen, die ihren individuellen Bedürfnissen entsprechen. Darüber hinaus ist Paypal bekannt für seine Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Privatkunden und bietet Sicherheitsdienste wie Betrugsschutz und Käuferauthentifizierung für Unternehmen an.
Andererseits sind diese Dienste natürlich kostenpflichtig. Paypal ist dafür bekannt, dass es relativ hohe Gebühren erhebt.

Klarna

Klarna, ein Fintech-Unternehmen, arbeitet mit Unternehmen zusammen, um Kunden die Möglichkeit zu geben in Raten zu zahlen - oder besser bekannt als "buy now pay later". Die Kunden können zwischen direkter Zahlung, Zahlung innerhalb von 30 Tagen oder Zahlung in Vier Raten wählen. Heute ist Klarna auch als eine der größten Banken Europas tätig und bietet daher auch Finanzierungskredite an.
Die Gebührenstruktur hängt von der Zahlungsform ab.

Amazon Pay

Amazon Pay ist die digitale Geldbörse von Amazon für Zahlungen im Internet und auf dem Handy. Mit Amazon Pay können Verbraucher ihr Amazon-Konto nutzen, um Einkäufe in anderen Online-Shops zu bezahlen. Sie bieten Kompatibilität für eine große Anzahl von Websites. Dies erspart ihnen die erneute Eingabe von Zahlungsdaten.

Giropay

Giropay ist eine Online-Zahlungsmethode mit Sitz in Deutschland, die es Verbrauchern ermöglicht, mit direkten Banküberweisungen zu bezahlen. Da dies eine beliebte Zahlungsmethode in Deutschland ist, erleichtert Giropay den Prozess zwischen den Händlern und Banken in einem sicheren Portal, das mit über 1.500 deutschen Banken verbunden ist. Banküberweisungen werden in Echtzeit durchgeführt, so dass Händler von sicheren Online-Zahlungen profitieren.

Buchhaltung: Die Schritte

Vom Konto Ihres Online-Zahlungsanbieters zu Ihrem Bankkonto:

1.   Sie müssen die Transaktionen des Online-Zahlungsanbieters wie alle anderen in Ihre Konten eingeben
2.   Sie sollten drei Arten von Konten haben: Ihr Bankkonto, ein Konto für den Online-Zahlungsanbieter und ein Verrechnungskonto.
3.   Überweisen Sie Geldbeträge vom Online-Zahlungsanbieter immer über das Verrechnungskonto auf Ihr Bankkonto. So bleiben Ihre Konten transparent.

Wenn Sie z.B. Klarna nutzen, erfolgt die Buchung wie folgt:

Schritt 1: Klarna Verrechnungskonto (Lastschrift) ➨ Klarna Konto (Gutschrift)
Schritt 2: Bankkonto (Soll) ➨ Klarna Verrechnungskonto (Haben)

Abrechnung von Gebühren und Provisionen:

1.     Buchen Sie den Gesamtpreis (Bruttorechnungsbetrag) als Einnahme
2.     Buchung der Provision "Nebenkosten des Geldverkehrs" (Betriebsausgaben)
3.     Buchen Sie den Gesamtbetrag, den der Online-Zahlungsanbieter abgezogen hat

Bleibt man beim Klarna-Beispiel, würde Ihre Buchhaltung wie folgt aussehen:

Schritt 1: X € Rechnungsbetrag; Klarna-Konto (Soll) ➨ Kunden-/Schuldnerkonto (Haben)
Schritt 2: 1,35% Gebühr + 0,10 € + 0,20 € Gebühr pro Transaktion; Nebenkosten des Geldverkehrs (Soll) ➨ Klarna-Konto (Haben)

Jetzt haben Sie den Schuldner ausgeglichen und das Klarna-Konto weist den Nettobetrag aus.
Die Gebühren der Online-Zahlungsanbieter mindern Ihr Einkommen, so dass Sie den vollen Betrag als Steuerabzug geltend machen können.

(Hinweis: Die Gebührenstrukturen unterscheiden sich je nach Tarif, Zahlungsart, Gateway usw. Diese Zahlen sind Beispiele für eine Möglichkeit)

Automatisieren Sie die Abrechnung von Online-Zahlungen

Eine Abgleichsoftware wie ReconHub kann den Prozess einfach und genau gestalten. Diese Software extrahiert und vergleicht automatisch die Transaktionen in Ihren Finanzunterlagen mit denen auf dem Konto Ihres Zahlungsanbieters und identifiziert alle Diskrepanzen, die untersucht werden müssen. Anstatt Zeit darauf zu verwenden, die Aufzeichnungen zu sortieren und nach der Ursache für jedes Problem zu suchen, zeigt ReconHub diese für Sie auf, und zwar schnell und kontinuierlich, sobald sie auftreten.

Machen Sie die Buchhaltung für jeden Online-Zahlungsanbieter einfach

Ihr Unternehmen profitiert von einem System, das die Richtigkeit Ihrer Finanzdaten jederzeit gewährleistet und Ihnen die benötigten Informationen zur Verfügung stellt, wenn Sie sie brauchen.
Mit einer soliden Abstimmungssoftware ist Ihr Unternehmen für die Zukunft gerüstet. Ihr Unternehmen hat die Flexibilität, jeden Online-Zahlungsanbieter zu akzeptieren, und die Sicherheit, dass alle Kosten berücksichtigt wurden und die Einnahmen maximiert werden.

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