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Ist Ihre Zahlkarten-Buchhaltung revisionsfähig?

Die Frage zu stellen ob die Buchhaltung von großen Konzernen für Kartenzahlungen revisionsfähig ist, ist schon ein bisschen unverschämt. Jeder Befragte würde doch behaupten, dass dem so ist. Speziell, wenn es sich um börsenkotierte Unternehmen handelt. Aber ist das wirklich so? Können wirklich alle einzelnen Verkäufe ausnahmslos mit den Gutschriften der Kartenorganisationen abgestimmt werden?

Unsere Erfahrung zeigt, dass dies in den meisten Fällen nicht so ist. Jeder weiss, dass dieser Prozess kein einfaches Unterfangen darstellt, wenn der Umsatz von mehreren tausend Kassen in unterschiedlichen Vertriebskanälen abzustimmen ist. Weiter erschwert wird das Ganze in einem internationalen Umfeld mit unterschiedlichen Währungen, Acquirern und TAX/MwSt.-Systemen.

Wie hoch ist der Betrag “at risk” wenn nicht 100% abgestimmt werden kann?

Es ist durchaus üblich einen sehr kleinen Prozentsatz der Zahlungen nicht genau abstimmen zu können. Aber was bedeutet das? Kann man mit kleinen Differenzen leben? Anhand des folgenden Beispiels probieren wir die Problematik zu erklären: Ein internationaler Retailer erwirtschaftet einen kartenbasierten Umsatz von 500 Mio. Euro. Wenn nur 0.2% aller Transaktion aufgrund von Prozess Problemen, Pilot Filialen, eCommerce Versuchen, Kassen Problemen, etc. nicht abgestimmt werden können, so entspricht dies bereits einem Betrag von 1 Mio. Euro, der nicht nachweisbar ist. Das ist schon ein signifikanter Betrag, auch wenn nur ein Bruchteil dieser Transaktionen offen bleiben. Bei einer Revision und Buchprüfung werden bei solch hohen Beträgen (offene Posten) Zusatzaufwände von Beratern sowie internem Personal nötig, damit diese Beträge nachgewiesen oder teilweise abgestimmt werden können. Diese Zusatzaufwände verursachen schnell mal weitere Kosten von 100’00 – 200’000 Euro.

Nicht zu vergessen sind mögliche Verweise, welche in einem Revisions-Protokoll auf diese offenen Posten hinweisen. Speziell bei börsenkotierten Unternehmen kann dies zu unangenehmen Fragen von Seiten der Investoren führen.

Reconciliation Hub Enterprise

Seit Jahren beschäftigen sich die Abrantix-Experten mit dieser Problematik der Abstimmung von Zahlungsmitteln, im Retail-Segment. Mit unserer Reconciliation Hub Enterprise Lösung wurde ein Produkt entwickelt, welches voll-automatisch und transaktionsgenau alle elektronischen Zahlungsmittel eines internationalen Händlers abstimmen und in der Buchhaltung verbuchen kann. Können Zahlungen nicht automatisch abgestimmt werden, so kann über ein sehr übersichtliches Transaktions-Portal die entsprechende Zahlung identifiziert und manuell abgestimmt werden. Hierbei hilft ein komplexes Analysetool, welches auf Abstimmungsprobleme hinweist und Lösungsvorschläge anzeigt. Dabei setzen wir auf die neusten Technologien wie Artificial Intelligence (AI) und Machine Learning (ML).

Was wird genau abgestimmt?

Wir bedienen uns im Wesentlichen aus drei Datenquellen:

  • Kassentransaktionen (Transaktions-Journale der Kassen- resp. Webshop-Systemen)
  • EFT-Transaktionen (Netzbetreiber, Acquirer, Zahlungsdienstleiter)
  • Bankgutschriften (camt.053/MT940/STA-Dateien)

Die Kassen-, EFT- und Bank-Transaktionen werden transaktionsgenau gematched (verbunden) und zur Verbuchung in die Finanzbuchhaltung bereitgestellt. Über eine umfangreiche Regel-Logik werden die Buchungen mit Kontierungen, Kostenstellen und Profitcentern ergänzt und im entsprechenden Buchhaltungsformat der Buchhaltung übergeben. Dabei unterstützen wir über 30 Buchhaltungssysteme wie SAP, Microsoft Dynamics, DATEV, Oracle, etc. «out of the box». Je nach Kundenbedürfnis realisieren wir weitere Schnittstellen.

Effizienz und Qualität

Mit Reconciliation Hub Enterprise können Millionen von Transaktionen, unabhängig von Umsatzart (bar, bargeldlos) und Umsatzort (Verkaufspunkt, E- oder M-Commerce), konzernweit über tausende Filialen und eine Vielzahl Währungen automatisch geprüft, abgestimmt und verbucht werden. Automatisierte Abstimmungs- und Verbuchungsprozesse bringen Effizienz und Qualität in Ihre Buchhaltung. Sie entlasten nicht nur Ihr Personal sondern Sie haben auch mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Die Reconciliation Hub Enterprise Lösung ist zu 100% revisionssicher und wird von Treuhändern anerkannt. Alle Ereignisse werden geloggt und ein Audit-Trail ist vorhanden.

Individuelle Konfiguration

Reconciliation Hub Enterprise ist offen für alle Acquirer und Netzbetreiber, ECR-Lieferanten und Finanzinstitutionen. Deshalb ist die Lösung individuell auf Kundenbedürfnisse konfigurierbar. Die Lösung ist mandantenfähig und bietet ein übersichtliches, benutzerfreundliches GUI, mit welchem alle Datenprozesse einfach überwacht, kontrolliert und bearbeitet werden können.

Sie haben die Kontrolle

Mit Reconciliation Hub Enterprise werden Differenzen aufgespürt und können vor der Verbuchung ausgeglichen werden. Korrekturbuchungen erfolgen immer im Hilfsbuch, erst danach erfolgt die Verbuchung im Hauptbuch. Über das Reporting haben Sie volle Umsatzkontrolle und profitieren von unzähligen Auswertungsmöglichkeiten. Über die Exportlogik können Buchungen konsolidiert in das Hauptbuch übertragen werden.

Projektvorgehen

Wir prüfen in agilen Prozessen den möglichen Einsatz und eine sichere Systemintegration von Reconciliation Hub Enterprise in ihre Umgebung. Dabei gehen wir in zwei Schritten vor. Mit der Durchführung einer Finanzanalyse klären wir den Handlungsbedarf einer Einführung von Reconciliation Hub Enterprise ab und zeigen die Möglichkeiten einer Prozessoptimierung auf. Folgend wird eine Integrations-Spezifikation erstellt, aus der sich alle notwendigen Schritte zur Projektumsetzung ableiten lassen. Der Reconciliation Hub Integrationsplan dient in der Projektumsetzung als Leitfaden. Er stellt sicher, dass Reconciliation Hub Enterprise ohne Risiko, zu optimalen Kosten und in möglichst kurzer Zeit in die Systemlandschaft unserer Kunden integriert werden kann.

Bewährt im Einsatz – an der EuroCIS live

Bereits über 200 international tätige Retailer vertrauen täglich auf Reconciliation Lösungen von Abrantix. Besuchen Sie uns auf der EuroCIS vom 19. – 21.2.2019 in Düsseldorf, Halle 9, Stand D81 und sehen Sie Reconciliation Hub live im Einsatz.

Falls Sie nicht mehr überzeugt sind ob Ihre Zahlkarten Buchhaltung revisionssicher ist, kontaktieren Sie uns. Gerne bieten wir Ihnen unsere bewährte Finanzflussanalyse an. Unser Experten-Team freut sich über Ihre Kontaktaufnahme.

 

Christian Vetsch

Christian ist Partner bei Abrantix und für die Kundenbetreuung zuständig. Er arbeitet seit 1991 in der Zahlungsverkehrsbranche und verfügt über enorme Kenntnisse und Erfahrungen in der Branche. Mit einem starken nationalen und internationalen Netzwerk legt er grossen Wert auf den direkten Kundenkontakt.

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