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Kreditkarten-Abstimmung: Wie man die Herausforderungen meistert, die eine effiziente Buchführung verhindern

Als wettbewerbsfähiges Unternehmen ist die Betreuung Ihres Kundenstamms immer ein dynamischer Prozess, der eine ständige Beobachtung der Kundenerfahrungen und -präferenzen erfordert, die sich im Laufe der Zeit entwickeln. Der Bereich der Kundenzahlungen weist jedoch Merkmale auf, die im Laufe der Zeit konstant geblieben sind. Trotz der zunehmenden Zahl neuer Optionen ist die Kreditkarte bis heute die am häufigsten verwendete Zahlungsmethode, und dieser Trend wird sich voraussichtlich auch in Zukunft fortsetzen. Die nachstehende Grafik zeigt die bevorzugten Zahlungsmethoden der Verbraucher im August 2022 (Quelle: Statista):

Als eine der wichtigsten Zahlungsquellen für Ihr Unternehmen nehmen Kreditkarten einen großen Teil des Abstimmungsprozesses ein.

Einfach ausgedrückt, geht es bei der Kreditkartenabstimmung darum, Ihre Kreditkartenbelege mit den von der Bank ausgestellten Kontoauszügen zu vergleichen. Ein effizientes System, das alle richtigen Daten erfasst und einen genauen Abgleich ermöglicht, ist das angestrebte Ziel, wenngleich es nicht einfach zu implementieren ist.

Mit mehreren Zwischenschritten gehört der Kreditkartenabgleich sicherlich zu den komplexeren Verfahren.  Sie wollen eine Einrichtung, die das gesamte Netz von Zahlungspunkten berücksichtigt, über die Ihr Unternehmen tätig ist. Dazu gehören alle Registrierkassen, Webshops, alle Acquirer, alle Finanzinstitute und alle Transaktionsorte.

Es kann eine Herausforderung sein, die Transaktionen, die über all diese Kanäle laufen, manuell zu erfassen. Außerdem machen die Art der Kreditkartentransaktionen und die beteiligten Akteure den Abgleich zu einer komplizierten Aufgabe.

Die Herausforderung: Zeitverzögerung beim Zahlungseingang

Wenn ein Kunde einen Einkauf in Ihrem Geschäft abschließt und mit einer Kreditkarte bezahlt, wird durch das Durchziehen seiner Karte bestätigt, dass der Kreditkartenanbieter Ihrem Unternehmen die erforderlichen Mittel zur Verfügung stellt. Der Kunde hat den Kauf abgeschlossen, aber Ihr Unternehmen erhält die Zahlung erst zu einem späteren Zeitpunkt.

Es besteht also eine Differenz zwischen dem Geldwert der getätigten Verkäufe und dem Zeitpunkt, zu dem die Mittel auf die Konten des Unternehmens überwiesen werden.

Sie haben nun eine offene Forderung in Ihrer Buchhaltung, die erst nach einigen Tagen beglichen wird (basierend auf den Vertragsbedingungen).

Dies ist bei jeder Transaktion der Fall. Bei den vielen Kunden und damit Hunderten von Transaktionen, die Ihr Unternehmen täglich abwickelt, ist die Verfolgung dieser Diskrepanzen ein echtes Problem. Die Bewertung einzelner Transaktionen wird fast unmöglich, da Kundenzahlungen an der Kasse in der Regel nicht in Rechnung gestellt werden, während der Kreditkartenanbieter alle Schulden aus diesen Transaktionen irgendwann in naher Zukunft als Pauschalbetrag auszahlt.

Die Herausforderung für die Rechnungsprüfung

Die Rechnungsprüfung ist ein erwartetes und notwendiges Verfahren, auf das Ihr Unternehmen vorbereitet sein muss. Die Prüfer kommen mit der Absicht, detaillierte Bewertungen vorzunehmen und so viele Daten wie möglich zu suchen. Mit ihrer Liebe zum Detail kann die Prüfung zeitaufwendig und kostspielig sein, da die Prüfer so viele Einzeltransaktionen wie möglich anfordern können und sortieren.

Wenn dann noch lokale Karten hinzukommen, wird die Buchhaltung noch komplexer, denn es gibt noch mehr Anbieter, die alle ihre eigenen Bedingungen haben.

Mit Automatisierung einen Schritt voraus sein

Der Abgleich von Kreditkarten ist daher ein komplexer Vorgang. Für einen erfolgreichen Abgleich müssen zwei Daten miteinander verglichen und sichergestellt werden, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt denselben Wert ergeben. Wie wir gesehen haben, ist dies bei Kreditkartenzahlungen keine leichte Aufgabe.

Der beste Weg für Ihr Unternehmen, die Kontrolle zu behalten und Genauigkeit zu gewährleisten, ist die Automatisierung. Eine Plattform wie ReconHub automatisiert die Datenerfassung aus allen vorhandenen Zahlungsquellen, stellt die abgeglichenen Informationen zusammen und präsentiert sie in einem klaren, benutzerfreundlichen Format. Dies bedeutet, dass Sie Daten von allen wichtigen Akteuren verknüpfen und hochladen können, so dass Sie alle Abstimmungsdaten an einem Ort zusammenführen können.

Ihr Unternehmen kann dann sicher sein, dass die in der Buchhaltung erfassten Werte korrekt sind.  

So können Sie Ihren Kassenbestand erfassen und den Cashflow genau prognostizieren. Für Prüfungszwecke ist Ihr Unternehmen dann besser in der Lage, alle erforderlichen Daten bis hinunter auf die Transaktionsebene bereitzustellen.

Die Implementierung einer kontinuierlichen Abstimmung bedeutet, dass Sie von den Anpassungsbuchungen profitieren, die kontinuierlich in der Buchhaltung vorgenommen werden. Diese Anpassungen bringen die Konten in Einklang mit den Belegen. Dies führt in der Regel zu weniger Berichtigungen bei Prüfungen am Jahresende, da alle Probleme bereits von Ihrem Buchhaltungssystem gefunden und korrigiert wurden.

Die automatisierte Abstimmung kann Ihr Unternehmen stärken, indem sie Ihr Buchhaltungssystem einen Schritt weiterbringt, Ihre Finanzen für die Prüfung vorbereitet und effizientere, strategische Geschäftsentscheidungen ermöglicht.

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